ARCHIVO CLÍNICO. Cada uno de los asegurados y familiares que en su calidad de derechohabientes reciben atención en una unidad médica, requiere tener un expediente clínico, el cual se abre como se ha explicado en el momento en el que el derechohabiente solicita por primera vez ser atendido en la Clínica. A este expediente se incorporan en los sucesivos todos los documentos que elaboran los médicos respecto a antecedentes patológicos, evolución de los padecimientos, resultados de exámenes radiológicos y de laboratorio, informes respecto a intervenciones quirúrgicas y tratamientos en el hospital y en general lo que va formando la historia clínica del paciente.FUNCIONES. Las funciones propias del Archivo Clínico son:
La formación de los expedientes clínicos de los pacientes.
Guarda de expedientes clínicos.
Manejo de expedientes clínicos.
La elaboración de estadística y bio-estadística que se deriva de los mismos expediente.
La coordinación de sus labores propias con la vigencia de derechos.
RELACIÓN CON OTRAS ÁREAS DEL HOSPITAL. El Archivo Clínico no tiene trato con el público; con la recepcionista ubicada en el área de recepción su relación es constante puesto que esta abre los expedientes que enseguida pasan a formar parte del Archivo y se vincula con la sección de vigencia de derechos de la misma recepción que en ocasiones tiene necesidad de conocer el expediente clínico. Además, el Archivo Clínico tiene un importante movimiento de documentos con los diversos servicios médicos del hospital: envía a la consulta externa diariamente los expedientes clínicos de los enfermos que han sido citados previamente y en caso necesario de los que se presentan a consulta de urgencia estos expedientes son devueltos diariamente al termino de las labores. Cuando los pacientes son internados el Archivo Clínico remite a la Oficina de Admisión y ésta a la correspondiente unidad de hospitalización los respectivos expedientes que permanecen en la hospitalización hasta que los enfermos son dados de alta o fallecen y en ambos casos se devuelven los documentos al Archivo Clínico. El Archivo Clínico recibe también los informes de los laboratorios y del departamento radiológico respecto a los exámenes practicados a los pacientes y los incorpora al expediente clínico. El movimiento de expedientes debe hacerse por conducto de lasrecepcionistas y auxiliares de los diversos departamentos que acudirán a un mostrador o ventanilla del Archivo Clínico exclusivos para el trato con el personal interno.
La división de la Recepción y del Archivo Clínico en dos espacios distintos de acuerdo con el criterio funcional que se sustenta en este estudio. La separación del Archivo Clínico favorece también el aspecto del Vestíbulo Principal puesto que evita la vista del espacio ocupado por los anaqueles y expediente, difícil de arreglar arquitectónicamente. Por último, la separación tantas veces dicha permite eliminar la confusión entre movimiento de personal y de público con respecto a las funciones del Archivo Clínico y de la Recepción. El local del Archivo Clínico se divide virtualmente en dos partes: una destinada a las labores de formación de expedientes, incorporación de nuevos documentos; elaboraciones de informes y preparaciones de tarjetas para fines estadísticos, la cual generalmente se reduce a la perforación de ellas que procesan después en las oficinas centrales de la institución a que pertenece el hospital. Estas labores significan escritorios y mesas de trabajo en número que fijara en cada caso el programa. La otra parte, principal en dimensiones es la ocupada por los anaqueles que guardan los expedientes clínicos. (Enviado por: Molina E. Nolasco, Fuente oficial: Archivo de consulta personal..)
